Gemeente Almelo, Bedrijfsvoering, team Facilities, Secretariaat BV Managementassistent Eenheid Bedrijfsvoering
Je voert taken uit met betrekking tot planning en organisatie. Je beheert de agenda van het managementteam van de Eenheid Bedrijfsvoering en Concernzaken. Je organiseert zowel kleine als grote bijeenkomsten in het stadhuis en op externe locaties. Je plant afspraken in en fungeert als aanspreekpunt, zowel intern als extern. Je stelt de agenda voor vergaderingen op, woont deze bij en notuleert. Daarnaast bewaak je de voortgang van gemaakte acties en afspraken. Je bent verantwoordelijk voor het aanmelden en ontvangen van externe gasten in het stadhuis en voor het reserveren van vergaderlocaties en parkeerplaatsen. Als digitaal postverdeler ben je verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande digitale post. Je beheert en coördineert verzoeken voor relatiegeschenken vanuit de gehele organisatie en fungeert als aanspreekpunt hiervoor. Tevens controleer en inventariseer je regelmatig de relatiegeschenkartikelen en bestel je deze indien nodig bij de leveranciers.
Naar wie zijn wij op zoek?
Wij hechten veel waarde aan de volgende competenties: samenwerking (overleg en terugkoppeling) binnen het team, betrokkenheid bij collega’s en de organisatie, een proactieve en zelfstandige werkhouding, het vermogen om vooruit te denken en uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Aangezien de werkdag vaak anders verloopt dan verwacht, is het belangrijk dat je snel kunt schakelen. Wij verwachten een nauwkeurige, professionele en representatieve houding. Als managementassistent ben je de onmisbare schakel tussen medewerkers en het management.
Wat biedt het bedrijf?
Elke dag biedt nieuwe uitdagingen en leermogelijkheden. Wij bieden een breed scala aan werkzaamheden en een zeer aangename werkomgeving. Onze stagebegeleiding is stabiel en professioneel, verzorgd door onze erkende en ervaren praktijkopleider. Na een inwerkperiode van enkele weken kun je volledig deelnemen aan de organisatie. Er zijn interessante en boeiende vergaderingen op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Je zult zelfstandig kunnen werken en er is een goede samenwerking met directe collega’s. Deze stage bij de eenheid Bedrijfsvoering en Concernzaken biedt een unieke kans om samen te werken met managers, directie en bestuur. Kortom, wij bieden een interessante, aangename en leerzame stage-ervaring!
Wat ga je leren?
- Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening
- B1-K1-W1 Treedt op als aanspreekpunt voor klanten
- B1-K1-W2 Verzorgt zakelijke communicatie
- B1-K1-W3 Verwerkt gegevens
- B1-K1-W4 Werkt aan producten/opdrachten binnen geld-, goederen- en informatie beweging
- Voert office & management support uit
- P3-K1-W1 Levert managementinformatie
- P3-K1-W2 Ondersteunt bij ontwikkelen van corporate information
- P3-K1-W3 Handelt administratieve en financiële zaken af
- P3-K1-W4 Organiseert interne bijeenkomsten
Kenmerken
- Bereid om te werken aan fysieke toegankelijkheid
- Mogelijkheden voor begeleiding op maat
lees verder