Organisatiebureau Caos B.V. Jij regelt, wij coachen – start jouw eventstage bij CAOS
Als stagiair(e) bij CAOS word je onderdeel van een klein, hecht team van eventprofessionals. Je werkt op de afdeling Projectmanagement, waar alle zakelijke evenementen – van internationale congressen tot intieme seminars – worden voorbereid en uitgevoerd. Hoe ziet een werkdag er ongeveer uit? Je begint je dag op ons kantoor in Amsterdam, waar we meestal gezamenlijk de dag opstarten. Hier bespreken we de planning, lopende projecten en wat er vandaag moet gebeuren. Daarna ga je zelfstandig of samen met een projectleider aan de slag. Je dag is heel afwisselend. De ene dag help je met het bijhouden van deelnemerslijsten, beantwoord je mails van deelnemers, sprekers of leveranciers, of werk je aan de planning en draaiboeken voor een aankomend congres. De andere dag denk je mee over de inrichting van een locatie, stel je informatiemateriaal op of help je bij het regelen van vervoer en catering. Als er een evenement op locatie is, ga je mee en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt.
Naar wie zijn wij op zoek?
Voor deze stage zoeken we een enthousiaste en leergierige student met een hands-on mentaliteit. Je werkt nauwkeurig, bent goed georganiseerd en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk gebeurt. Je durft vragen te stellen, denkt mee en bent niet bang om initiatief te nemen. Communicatief ben je sterk – zowel mondeling als schriftelijk – en je kunt je professioneel uitdrukken richting deelnemers en leveranciers. Je voelt je prettig in een klein team en bent flexibel ingesteld: soms verandert er iets last-minute, en dan schakel jij makkelijk mee. Ervaring met Outlook en Excel is handig, net als een redelijke beheersing van de Engelse taal. Interesse in evenementen, hospitality of communicatie is een grote pré. Verder durf je ook fouten te maken, zodat je zoveel mogelijk kan leren.
Wat biedt het bedrijf?
Wat bieden wij jou? Bij CAOS krijg je een veelzijdige stageplek binnen een klein en hecht team waar je je snel thuis voelt. Je draait mee op echte projecten en leert van collega’s met jarenlange ervaring – van jong talent tot doorgewinterde organisatietoppers. Je krijgt een uniek kijkje achter de schermen van (internationale) evenementen én de kans om met verschillende afdelingen mee te kijken. Elke dag lunchen we gezellig samen, en natuurlijk ontvang je een stagevergoeding als waardering voor jouw inzet.
Wat ga je leren?
- Stelt evenementplannen op en/of ondersteunt daarbij
- B1-K1-W1 Inventariseert wensen en eisen van de opdrachtgever
- B1-K1-W2 Verzamelt informatie voor evenementen en analyseert deze
- B1-K1-W3 Maakt een risico-analyse en een overzicht van benodigde vergunningen
- B1-K1-W4 Doet voorstellen voor evenementplannen en/of stelt deze bij
- B1-K1-W5 Werkt evenementplannen uit en presenteert deze
- B1-K1-W6 Stelt begroting en offerte op voor de opdrachtgever
- Organiseert evenement en evenementpromotie
- B1-K2-W1 Werkt een draaiboek en callsheet uit
- B1-K2-W2 Regelt de promotie van het evenement
- B1-K2-W3 Regelt de inhuur/aankoop van materialen, mensen, techniek, (virtuele) ruimtes, catering, vervoer en voorzieningen
- B1-K2-W4 Verzorgt de administratie met betrekking tot de deelnemers
- B1-K2-W5 Regelt de infrastructuur rondom het evenement
- B1-K2-W6 Regelt de inrichting van ruimtes, de installatie van materialen en apparatuur en de dagelijkse voorzieningen
- B1-K2-W7 Regelt de veiligheidsorganisatie van het evenement
- Ondersteunt bij de uitvoering van het evenement
- B1-K3-W1 Bewaakt de voortgang tijdens het evenement
- B1-K3-W2 Coördineert de verkoop/verhuur van producten, catering en aanvullende diensten
- B1-K3-W3 Coördineert de ontvangst van de bezoekers, artiesten, leveranciers en onderaannemers
- B1-K3-W4 Informeert en adviseert aanwezigen en handelt klachten af
- Rondt het evenement af
- B1-K4-W1 Handelt financiële, personele en administratieve zaken rondom evenementen af
- B1-K4-W2 Evalueert het evenement en doet verbetervoorstellen
Kenmerken
- Mogelijkheden voor begeleiding op maat
lees verder