Nationale Jeugdraad (NJR) Stage eventproductie bij het Expertisebureau
Voor de organisatie van het grote jaarlijkse event hebben we jouw hulp nodig! Het event is bedoeld om organisaties (zoals gemeentes, ministeries, jongerenorganisaties) te inspireren op welke manieren jongeren bij hen het beste hun stem kunnen laten horen. Je helpt in de eventproductie met verschillende taken zoals: • Helpen bij het maken van de planning; • Zoeken naar geschikte locaties; • Catering organiseren; • Benodigde materialen uitzoeken, bestellen en klaarleggen; • Meedenken over de communicatie rondom het event; • Optioneel: inhoudelijk meedenken en begrotingen bijwerken (onder goede begeleiding); • Briefings, draaiboeken en aanwezigheid lijsten maken; • Tijdens het event praktische zaken regelen, zoals presentaties voorbereiden en klaarzetten, catering regelen, zalen klaarmaken/ opruimen en coördineren van bezoekers en sprekers; • Afronding en evaluatie. Daarnaast ondersteun je ook bij kleinere events en activiteiten van het Expertisebureau.
Naar wie zijn wij op zoek?
• Je bent een echte regelaar en weet van aanpakken; • Je kan goed plannen en maakt duidelijke afspraken; • Je vindt het leuk om evenementen op te zetten voor jongeren én voor mensen die met jongeren werken; • Je kan goed samenwerken binnen een team; • Je bent flexibel wanneer plannen veranderen of dingen tijdens het event toch anders lopen: je denkt dan graag mee over oplossingen of nieuwe ideeën. We snappen dat je toevallig niet over de wereld beschikt. Dat hoeft ook niet voor deze functie. We verwachten namelijk niet van je dat: • Je al alles weet van evenementen, productie en jongerenparticipatie; • Je een bepaalde opleiding aan het doen bent of hebt afgerond; • Je al veel ervaring hebt met het organiseren van events. Waar je woont maakt niet uit, en thuiswerken kan natuurlijk bij ons, maar wél vinden we het belangrijk we dat je minimaal 2 dagen op ons kantoor in Utrecht werkt. We moedigen iedereen aan om zich aan te melden.
Wat biedt het bedrijf?
Het Expertisebureau is een team met veel kennis en ervaring op het gebied van ‘jongerenparticipatie’. Een hele mond vol, het betekent dat we organisaties helpen in het bereiken en betrekken van jongeren in het werk wat ze doen. We vinden het belangrijk dat afspraken, regels en plannen die over jongeren gaan, ook samen met jongeren worden besproken. We brengen jongeren en organisaties in contact via allerlei projecten, denk aan jongerenpanels, gezamenlijke diners en een groot jaarlijks event. Wat bieden wij? • Alle mogelijkheden om te leren van ervaren projectleiders binnen een leuk team; • De ruimte om je persoonlijk, professioneel en creatief te ontwikkelen; • Een gezellige werkplek met een groep jonge mensen in Utrecht; • Een financiële vergoeding. Als stagiair krijg je een bruto stagevergoeding van €500,- per maand (op basis van een 32-urige werkweek); • Een stage die kan worden aangepast op de eisen van jouw opleiding.
Wat ga je leren?
- Stelt evenementplannen op en/of ondersteunt daarbij
- B1-K1-W1 Inventariseert wensen en eisen van de opdrachtgever
- B1-K1-W2 Verzamelt informatie voor evenementen en analyseert deze
- B1-K1-W3 Maakt een risico-analyse en een overzicht van benodigde vergunningen
- B1-K1-W4 Doet voorstellen voor evenementplannen en/of stelt deze bij
- B1-K1-W5 Werkt evenementplannen uit en presenteert deze
- B1-K1-W6 Stelt begroting en offerte op voor de opdrachtgever
- Organiseert evenement en evenementpromotie
- B1-K2-W1 Werkt een draaiboek en callsheet uit
- B1-K2-W2 Regelt de promotie van het evenement
- B1-K2-W3 Regelt de inhuur/aankoop van materialen, mensen, techniek, (virtuele) ruimtes, catering, vervoer en voorzieningen
- B1-K2-W4 Verzorgt de administratie met betrekking tot de deelnemers
- B1-K2-W5 Regelt de infrastructuur rondom het evenement
- B1-K2-W6 Regelt de inrichting van ruimtes, de installatie van materialen en apparatuur en de dagelijkse voorzieningen
- B1-K2-W7 Regelt de veiligheidsorganisatie van het evenement
- Ondersteunt bij de uitvoering van het evenement
- B1-K3-W1 Bewaakt de voortgang tijdens het evenement
-
Behoort niet tot het takenpakket: B1-K3-W2 Coördineert de verkoop/verhuur van producten, catering en aanvullende diensten
- B1-K3-W3 Coördineert de ontvangst van de bezoekers, artiesten, leveranciers en onderaannemers
- B1-K3-W4 Informeert en adviseert aanwezigen en handelt klachten af
- Rondt het evenement af
- B1-K4-W1 Handelt financiële, personele en administratieve zaken rondom evenementen af
- B1-K4-W2 Evalueert het evenement en doet verbetervoorstellen
Kenmerken
- Bereid om te werken aan fysieke toegankelijkheid
- Mogelijkheden voor begeleiding op maat
lees verder